C | Osobní informační management

2. Poznámky

Asi to nejjednodušší, co je možné se správou informací dělat, je psát si poznámky. V současné době existuje bezpočet nástrojů, které něco takového umožňují, a my se podíváme na tři asi nejznámější – OneNote, Evernote a Keep. Podle libosti si ale můžete vybrat libovolný jiný nástroj. Obecné doporučení je takové, že je vhodné mít danou aplikaci dostupnou všude – tedy na každém počítači, na kterém pracujete, na mobilním telefonu, na tabletu. U desktopu může být dostatečná online podoba nástroje (například pro Keep bohatě stačí a nativní aplikace ani neexistuje), v případě mobilního telefonu nebo tabletu je práce s mobilní aplikací zcela nezbytná. Rozhodně doporučujeme, aby byl poznámkovací systém něčím, co budete mít stále u sebe, a pokud v něm nemáte nějaké specifické tajnosti (od intimních informací a fotek až po výrobní tajemství), je většinou vhodné mít vše „pod jednou střechou“ v jediné aplikaci.

Pokud jde o parametry, podle kterých se rozhodnout, zvažte, do jaké míry preferujete textové poznámky, anebo naopak poznámky psané rukou, zda je vám bližší jednoduchý strukturovaný dokument, post-ity na ploše nebo volný blok, do něhož si můžete libovolně psát. Z vlastní zkušenosti mohu doporučit rozhodovat se podle subjektivního pocitu pohodlí a komfortu a nikoli jen podle počtu funkcí. V případě poznámkovacích systémů totiž rozhodně neplatí, že čím více funkcí, tím lepší nástroj.

OneNote ➥: bezplatný nástroj z rodiny MS Office, nabízí jak instalovanou aplikaci, tak také její jednodušší online variantu. Důraz je kladen na dobré strukturování poznámek do složek a jednotlivých zápisníků. Samotné psaní poznámek je hodně svobodné, píšete vlastně na volný papír, kam je možné vkládat tabulky, malůvky rukou nebo třeba text vložený z klávesnice. Hodí se pro různé kreativní využití a docela pěkně má vyřešené sdílení poznámek v týmu. Poměrně unikátním způsobem kombinuje kreativní svobodomyslný nástroj s korporátními funkcemi. Slabinou je více než zvláštní práce s tagy a pro někoho možná až příliš robustní rozhraní (čím máte větší obrazovku – a nejlépe dotykovou – tím lépe se používá). Z hlediska organizace dat je zde důraz kladen na jedinečnou, dopředu promyšlenou strukturu složek a poznámek, což se v mnoha ohledech blíží běžným poznámkovým blokům.

Evernote ➥: zřejmě nejslavnější poznámkovací systém je založený na primární práci s textovými poznámkami, ke kterým je možné přikládat obrázky, soubory, poznámky rukou nebo hlasem. Jeho silnou stránkou jsou bohaté šablony na práci s různými druhy poznámek a dobře udělaná aplikace jak na mobilní zařízení, tak i online. Data jsou zde organizovaná také do složek, ale primárně se zde užívají tagy. To znamená, že ke každé poznámce přiřadíte klíčová slova a jednotlivé dokumenty mohou být společné pro více kontextů. Výborně funguje funkce skenování dokumentů prostřednictvím mobilního telefonu nebo různé prémiové placené funkce. Obecně platí, že je strukturovanější než OneNote a také, že pokud jej chcete skutečně používat, musíte si pořídit alespoň základní placenou verzi, která vyjde na 7 euro měsíčně. Rozhodně se mu naopak vyhněte, pokud chcete používat tabulky.

Keep­ ➥ je z naší nabídky určitě nejrychlejší a nejjednodušší. Jednotlivé poznámky se umísťují jako post-ity na plochu, mohou mít připojené tagy, lze v nich vyhledávat, sdílet je, obarvovat. Hodí se na krátké rychlé poznámky, které nechcete zapomenout, na uložení fotografie nebo třeba zajímavého odkazu. Důraz je kladený celkově na rychlost a jednoduchost, může dobře posloužit především těm, kdo chtějí spojit ToDo s psaním poznámek. Je bezplatný a poměrně jednoduše integrovatelný do Gmailu.