C | Osobní informační management

1. Úvod

Umíte organizovat složky v počítači, vytvářet sdílené disky pro práci v týmu a víte, jakým způsobem má být nastavena politika přidělování práv k jednotlivým souborům? A přesto nemáte vždy ve svých osobních datech pořádek? Pak právě vás by mohlo zajímat téma osobního informačního managementu. Mohli bychom k němu přistupovat jako k poměrně sofistikované a obsáhlé disciplíně, ale pokusíme se spíše o sadu nápadů či doporučení, které vám mohou pomoci s osobními informacemi lépe pracovat. Nebudeme si tedy klást požadavky na úplnost, ale rádi bychom zajistili, že budete mít možnost strukturovat si informace takovým způsobem, že se v nich vyznáte a neztratíte se v nich.

2. Poznámky

Asi to nejjednodušší, co je možné se správou informací dělat, je psát si poznámky. V současné době existuje bezpočet nástrojů, které něco takového umožňují, a my se podíváme na tři asi nejznámější – OneNote, Evernote a Keep. Podle libosti si ale můžete vybrat libovolný jiný nástroj. Obecné doporučení je takové, že je vhodné mít danou aplikaci dostupnou všude – tedy na každém počítači, na kterém pracujete, na mobilním telefonu, na tabletu. U desktopu může být dostatečná online podoba nástroje (například pro Keep bohatě stačí a nativní aplikace ani neexistuje), v případě mobilního telefonu nebo tabletu je práce s mobilní aplikací zcela nezbytná. Rozhodně doporučujeme, aby byl poznámkovací systém něčím, co budete mít stále u sebe, a pokud v něm nemáte nějaké specifické tajnosti (od intimních informací a fotek až po výrobní tajemství), je většinou vhodné mít vše „pod jednou střechou“ v jediné aplikaci.

Pokud jde o parametry, podle kterých se rozhodnout, zvažte, do jaké míry preferujete textové poznámky, anebo naopak poznámky psané rukou, zda je vám bližší jednoduchý strukturovaný dokument, post-ity na ploše nebo volný blok, do něhož si můžete libovolně psát. Z vlastní zkušenosti mohu doporučit rozhodovat se podle subjektivního pocitu pohodlí a komfortu a nikoli jen podle počtu funkcí. V případě poznámkovacích systémů totiž rozhodně neplatí, že čím více funkcí, tím lepší nástroj.

OneNote ➥: bezplatný nástroj z rodiny MS Office, nabízí jak instalovanou aplikaci, tak také její jednodušší online variantu. Důraz je kladen na dobré strukturování poznámek do složek a jednotlivých zápisníků. Samotné psaní poznámek je hodně svobodné, píšete vlastně na volný papír, kam je možné vkládat tabulky, malůvky rukou nebo třeba text vložený z klávesnice. Hodí se pro různé kreativní využití a docela pěkně má vyřešené sdílení poznámek v týmu. Poměrně unikátním způsobem kombinuje kreativní svobodomyslný nástroj s korporátními funkcemi. Slabinou je více než zvláštní práce s tagy a pro někoho možná až příliš robustní rozhraní (čím máte větší obrazovku – a nejlépe dotykovou – tím lépe se používá). Z hlediska organizace dat je zde důraz kladen na jedinečnou, dopředu promyšlenou strukturu složek a poznámek, což se v mnoha ohledech blíží běžným poznámkovým blokům.

Evernote ➥: zřejmě nejslavnější poznámkovací systém je založený na primární práci s textovými poznámkami, ke kterým je možné přikládat obrázky, soubory, poznámky rukou nebo hlasem. Jeho silnou stránkou jsou bohaté šablony na práci s různými druhy poznámek a dobře udělaná aplikace jak na mobilní zařízení, tak i online. Data jsou zde organizovaná také do složek, ale primárně se zde užívají tagy. To znamená, že ke každé poznámce přiřadíte klíčová slova a jednotlivé dokumenty mohou být společné pro více kontextů. Výborně funguje funkce skenování dokumentů prostřednictvím mobilního telefonu nebo různé prémiové placené funkce. Obecně platí, že je strukturovanější než OneNote a také, že pokud jej chcete skutečně používat, musíte si pořídit alespoň základní placenou verzi, která vyjde na 7 euro měsíčně. Rozhodně se mu naopak vyhněte, pokud chcete používat tabulky.

Keep­ ➥ je z naší nabídky určitě nejrychlejší a nejjednodušší. Jednotlivé poznámky se umísťují jako post-ity na plochu, mohou mít připojené tagy, lze v nich vyhledávat, sdílet je, obarvovat. Hodí se na krátké rychlé poznámky, které nechcete zapomenout, na uložení fotografie nebo třeba zajímavého odkazu. Důraz je kladený celkově na rychlost a jednoduchost, může dobře posloužit především těm, kdo chtějí spojit ToDo s psaním poznámek. Je bezplatný a poměrně jednoduše integrovatelný do Gmailu.

3. Organizace e-mailů

Rozhodně je možné v oblasti osobního informačního managementu doporučit vhodnou organizaci elektronické pošty. V současné době mnoho nástrojů umožňuje filtrování podle umělé inteligence, ale i tak je vhodné si alespoň základní politiku filtrování nastavit samostatně. Skutečnost, že vám systém sám roztřídí většinu e-mailů na základě vámi definovaného klíče, může hodně pomoci. Říká se (a je podstatou metody GTD), že právě operativní rozhodování v drobných úkolech představuje zásadní stresovou i kognitivní zátěž.

Je na uvážení každého, zda dá přednost robustním nástrojům, jako je Outlook či Thunderbird, což jsou výhodné aplikace v tom, že mimo samotné zprávy můžete dobře spravovat také kontakty či kalendář. Na druhou stranu například Thunderbird neumožňuje efektivní přístup odkudkoliv, což je jistě nemalý limit. Velice robustní a funkčně vybavené prostředí má také kupříkladu Gmail, který v sobě integruje řadu dalších aplikací, má silný antispamový filtr a zřejmě nejlepší vyhledávání. Především ve verzi na vlastní doméně je možné tento nástroj rozhodně doporučit.

Pokud to váš e-mailový klient neumí, velice doporučujeme taktéž pro správu osobních informací nějaký nástroj pro práci s úkoly, jako je Remember The Milk ➥, AnyDo ➥, Trello ➥ či Wrike ➥.

4. Myšlenkové mapy

Na závěr bychom se ještě zastavili u jednoho zajímavého způsobu, který vám může pomoci organizovat si vaše informace, totiž u myšlenkových map. Myšlenková mapa je grafický způsob zápisu určité myšlenkové struktury, která má jistý centrální pojem, z nějž se rozvíjejí větve asociací. Může se použít jako kreativní technika, pro práci s pamětí, zápis přednášky nebo cokoli dalšího. Hlavní výhodou je opuštění lineárního zápisu, který nenabízí možnost snadného sledování souvislostí a také může být při větší délce nepřehledný. Myšlenkové mapy umožňují snadno pracovat se souvislostmi a vazbami mezi jednotlivými pojmy.

Pokud máte pocit, že máte příliš mnoho informací k nějakému problému a špatně se v něm už vyznáte, jsou právě myšlenkové mapy jedním z možných nástrojů, které vám v takové situaci mohou pomoci. Pokud je budete tvořit na počítači (což vzhledem k tématu očekáváme), je možné k jednotlivým uzlům přiřazovat různé poznámky, odkazy či soubory. Získáte tak komplexní informační systém zachycený na ploše o velikosti většinou jedné obrazovky. Podle způsobu využití doporučujeme robustnější nástroje jako je Freemind ➥ či xMind ➥, výborný placený Scapple ➥, případně online Coggle ➥ či MindMaster ➥.