C | Osobní informační management
3. Organizace e-mailů
Rozhodně je možné v oblasti osobního informačního managementu doporučit vhodnou organizaci elektronické pošty. V současné době mnoho nástrojů umožňuje filtrování podle umělé inteligence, ale i tak je vhodné si alespoň základní politiku filtrování nastavit samostatně. Skutečnost, že vám systém sám roztřídí většinu e-mailů na základě vámi definovaného klíče, může hodně pomoci. Říká se (a je podstatou metody GTD), že právě operativní rozhodování v drobných úkolech představuje zásadní stresovou i kognitivní zátěž.
Je na uvážení každého, zda dá přednost robustním nástrojům, jako je Outlook či Thunderbird, což jsou výhodné aplikace v tom, že mimo samotné zprávy můžete dobře spravovat také kontakty či kalendář. Na druhou stranu například Thunderbird neumožňuje efektivní přístup odkudkoliv, což je jistě nemalý limit. Velice robustní a funkčně vybavené prostředí má také kupříkladu Gmail, který v sobě integruje řadu dalších aplikací, má silný antispamový filtr a zřejmě nejlepší vyhledávání. Především ve verzi na vlastní doméně je možné tento nástroj rozhodně doporučit.
Pokud to váš e-mailový klient neumí, velice doporučujeme taktéž pro správu osobních informací nějaký nástroj pro práci s úkoly, jako je Remember The Milk ➥, AnyDo ➥, Trello ➥ či Wrike ➥.